Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
En SportEduManager reconocemos el derecho fundamental de habeas data y tratamos los datos personales conforme a la normativa colombiana aplicable. Esta política explica cómo recolectamos, usamos, almacenamos, transmitimos, compartimos y protegemos la información personal de academias, administradores, instructores, estudiantes, acudientes, usuarios operativos, visitantes y personas que interactúan con la plataforma.
SportEduManager es una plataforma tecnológica para academias deportivas. Por eso, parte de la información tratada puede estar relacionada con gestión de estudiantes, asistencia, pagos, suscripciones, documentos, certificados, comunicaciones, sedes, roles, reportes y procesos administrativos definidos por cada academia cliente.
1. Responsable y encargado del tratamiento
SportEduManager puede actuar como responsable y/o encargado del tratamiento, según el tipo de dato, la finalidad y el flujo de información. Cuando una academia registra datos de sus estudiantes, acudientes, instructores o usuarios internos para gestionar su propia operación, la academia suele actuar como responsable de dichos datos y SportEduManager como proveedor tecnológico encargado de procesarlos para prestar el servicio.
Las solicitudes relacionadas con datos personales se atienden por los canales oficiales de contacto publicados en el sitio web o habilitados dentro de la plataforma.
2. Marco normativo aplicable
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 1074 de 2015, sector comercio, industria y turismo.
- Circulares, guías e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Normas complementarias o equivalentes que resulten aplicables según el país del titular o de la academia.
3. Datos personales que podemos tratar
Los datos tratados dependen del rol del usuario, del plan contratado, de la configuración de la academia y de las funcionalidades utilizadas. Podemos tratar, entre otros:
- Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, rol, academia asociada y usuario interno.
- Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, WhatsApp, dirección, país, departamento, ciudad y redes sociales.
- Datos de la academia: nombre comercial, deporte, sedes, logo, sitio web, configuración, planes y datos administrativos.
- Datos académicos y deportivos: grupos, horarios, clases, asistencia, formularios, certificados, torneos, historial y observaciones operativas.
- Datos de estudiantes y acudientes: información de inscripción, responsables, contacto, estado de cuenta, documentos y registros necesarios para la prestación del servicio de la academia.
- Datos financieros y transaccionales: conceptos de cobro, pagos, comprobantes, facturas, suscripciones, cupones, referencias, estados de pago y trazabilidad de conciliación.
- Datos de salud o información sensible cuando la academia los registre para finalidades legítimas, como información médica, restricciones, condiciones relevantes para la práctica deportiva o datos de contacto de emergencia.
- Datos técnicos: dirección IP, dispositivo, navegador, sistema operativo, logs de acceso, eventos de seguridad, identificadores de sesión, cookies y métricas de uso.
- Datos de soporte: mensajes, tickets, archivos adjuntos, solicitudes, respuestas y comunicaciones relacionadas con la cuenta o el servicio.
4. Finalidades del tratamiento
Tratamos datos personales para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con la operación de SportEduManager y de las academias que utilizan la plataforma. Estas finalidades incluyen:
- Crear, verificar, administrar y proteger cuentas de academias y usuarios.
- Gestionar autenticación, perfiles, roles, permisos, seguridad de acceso y trazabilidad.
- Prestar funcionalidades de estudiantes, acudientes, instructores, sedes, grupos, horarios y asistencia.
- Gestionar pagos, suscripciones, conceptos de cobro, facturación, comprobantes, cartera y reportes financieros.
- Generar, almacenar, consultar, descargar o eliminar documentos, certificados, plantillas, formularios y archivos operativos.
- Enviar comunicaciones transaccionales, operativas, legales, de soporte, seguridad, recordatorios y notificaciones configuradas por la academia.
- Atender solicitudes de soporte, implementar mejoras, corregir errores y monitorear la calidad del servicio.
- Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, incidentes de seguridad y usos indebidos de la plataforma.
- Cumplir obligaciones contractuales, contables, fiscales, regulatorias, probatorias y requerimientos de autoridad competente.
- Realizar analítica interna, medición de uso, pruebas de producto y mejora de experiencia, preferiblemente con datos agregados o anonimizados cuando sea posible.
5. Autorización para el tratamiento
El tratamiento se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley. La autorización puede obtenerse por medios físicos, electrónicos, formularios, casillas de aceptación, registros de plataforma, contratos, comunicaciones o cualquier mecanismo que permita su consulta posterior.
Cuando una academia registra información de estudiantes, acudientes, instructores o terceros, la academia debe contar con las autorizaciones necesarias para recolectar, cargar y usar esos datos dentro de SportEduManager.
6. Datos sensibles y datos de menores de edad
Algunas academias pueden registrar datos sensibles, como información médica, condiciones físicas, restricciones de salud o datos de niños, niñas y adolescentes. Este tratamiento debe realizarse con especial protección, respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y las autorizaciones del representante legal cuando correspondan.
SportEduManager no exige registrar datos sensibles salvo que sean necesarios para una funcionalidad o proceso definido por la academia. La academia debe evitar cargar información excesiva, no autorizada o innecesaria para la finalidad informada.
7. Derechos de los titulares
Como titular de datos personales, puedes ejercer los derechos reconocidos por la ley, entre ellos:
- Conocer, actualizar, rectificar y consultar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
- Ser informado sobre el uso dado a tus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda legalmente.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntos incumplimientos.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales objeto de tratamiento, conforme a la normativa vigente.
8. Consultas, reclamos y canales de atención
Las consultas y reclamos serán atendidos por los canales oficiales de SportEduManager. La solicitud debe incluir, en lo posible, identificación del titular, descripción clara de la petición, datos de contacto, documentos de soporte y la relación con la academia correspondiente si aplica.
Los tiempos de respuesta se aplicarán conforme a la ley colombiana vigente. Cuando la solicitud esté relacionada con datos administrados directamente por una academia cliente, SportEduManager podrá remitirla, apoyarla o coordinar su atención con dicha academia, según corresponda.
9. Transmisión, transferencia y proveedores externos
Para prestar el servicio podemos compartir, transmitir o permitir el acceso a datos personales a proveedores tecnológicos, servicios de infraestructura, almacenamiento en nube, analítica, autenticación, mensajería, correo electrónico, soporte, pasarelas de pago, procesadores transaccionales, herramientas antifraude y aliados operativos.
Estos proveedores pueden estar ubicados en Colombia o en otros países. Cuando corresponda, se aplicarán acuerdos, obligaciones de confidencialidad, medidas de seguridad y reglas de tratamiento acordes con la finalidad autorizada.
10. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o divulgación indebida. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, roles, registros de actividad, cifrado o protección de comunicaciones, respaldos, monitoreo, restricciones internas y prácticas de desarrollo seguro.
Ningún sistema es infalible. Por ello, los usuarios también deben proteger sus credenciales, usar permisos adecuados, cerrar sesión en dispositivos compartidos y reportar accesos sospechosos o incidentes de seguridad.
11. Cookies y tecnologías similares
Podemos usar cookies, almacenamiento local, identificadores técnicos y tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias, habilitar funcionalidades, mejorar seguridad, medir uso, analizar rendimiento y optimizar la experiencia. El usuario puede gestionar ciertas preferencias desde su navegador, aunque deshabilitar cookies esenciales puede afectar el funcionamiento de la plataforma.
12. Conservación de la información
Conservamos los datos personales por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, prestar el servicio, atender obligaciones contractuales, contables, fiscales, regulatorias, probatorias, de seguridad y soporte. Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos podrán ser eliminados, bloqueados, anonimizados o conservados únicamente cuando exista una obligación legal o una finalidad legítima que lo permita.
Los archivos y documentos asociados a una academia pueden estar sujetos a las condiciones del plan activo, a la gestión de eliminación realizada por la academia y a las reglas de suspensión o mora previstas en los Términos y Condiciones.
13. Exactitud y actualización de datos
Los titulares y academias deben suministrar información veraz, completa y actualizada. SportEduManager no es responsable por decisiones, reportes, notificaciones, cobros o procesos afectados por información incorrecta, incompleta, desactualizada o cargada sin autorización por parte de la academia o sus usuarios.
14. Cambios de esta política
SportEduManager podrá modificar esta política por cambios normativos, técnicos, operativos, comerciales, de seguridad o de producto. La versión vigente será la publicada en esta página. Cuando los cambios sean relevantes, podrán informarse a través de la plataforma, correo electrónico u otros canales oficiales. El uso posterior del servicio implica aceptación de la política vigente.